Politique de confidentialité

Version 1.3 du 26 septembre 2026

Article I. Objet et champ d’application

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit la manière dont la société Medialab Factory (ci-après « l’Éditeur ») collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de la plateforme Vocal Shoot (ci-après le « Service »), accessible à l’adresse vocalshoot.com, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Loi Informatique et Libertés ») et aux recommandations de la CNIL.

Elle s’applique à toutes les personnes dont les données sont traitées via le Service : les Clients qui créent un Compte et des Événements, les Invités qui déposent un Souvenir, les visiteurs du site vitrine, les personnes qui échangent avec notre assistant IA ou via le formulaire de contact, les Ambassadeurs liés à l’Éditeur par un contrat d’apport d’affaires, et les interlocuteurs des prospects qu’ils déclarent.

Elle fait partie intégrante des Conditions Générales de Vente (« CGV ») et des Conditions Générales d’Utilisation (« CGU ») du Service, qu’elle complète, et prévaut sur celles-ci pour tout ce qui concerne les données personnelles.

Le Service est actuellement proposé en phase de bêta test. Ses fonctionnalités, et par conséquent la présente Politique, sont susceptibles d’évoluer ; chaque évolution donne lieu à une relecture conjointe des CGV, des CGU et de la Politique.

Article II. Définitions

Les termes définis dans les CGV (Éditeur, Client, Invité, Compte, Événement, Formule, Souvenir, Galerie) ont le même sens dans la présente Politique. S’y ajoutent :

• Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, y compris une voix ou une image.
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles (collecte, enregistrement, stockage, transformation, consultation, communication, effacement).
• Responsable de traitement : la personne qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement.
• Sous-traitant : la personne qui traite des données pour le compte et sur instruction du responsable de traitement.
• Souvenir : pour rappel, le message vocal, le selfie, l’image issue de sa transformation par intelligence artificielle le cas échéant, et la vidéo souvenir assemblée par le Service.

Article III. Responsable de traitement et répartition des rôles

3.1 Identité de l’Éditeur

Medialab Factory, SASU au capital de 5 000 euros, SIREN 913 085 247, RCS Lyon, NAF 7021Z, TVA intracommunautaire FR03913085247, siège social 7 chemin du Génie, 69200 Vénissieux, France. Email : contact@vocalshoot.com.

3.2 Clients consommateurs

Lorsque le Client est un consommateur au sens de l’Article III des CGV, organisant un événement à titre privé (mariage, anniversaire, réception familiale), quelle que soit la Formule souscrite (le plus souvent Free ou Premium), l’Éditeur est responsable du traitement des données traitées via le Service : données du Compte, données de commande et Souvenirs des Invités, dont il fixe les finalités et les moyens (hébergement, assemblage, affichage en Galerie, durées de conservation). L’usage que le Client fait ensuite des Souvenirs téléchargés relève de sa sphère privée et de sa seule responsabilité.

3.3 Clients professionnels

Lorsque le Client agit à titre professionnel au sens de l’Article III des CGV (wedding planner, DJ, agence événementielle, entreprise, commerce, lieu de réception), quelle que soit la Formule souscrite (le plus souvent Prestige, Résidence ou Signature), il détermine lui-même les finalités de la collecte des Souvenirs et, pour les Formules Prestige et Résidence, des adresses email des Invités et de l’invitation à déposer un avis Google. Dans ce cas :

• le Client est responsable du traitement des Souvenirs et des données collectées pour son compte ;
• l’Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, sur les instructions documentées du Client ; les obligations respectives des parties sont précisées dans les CGV ; un accord de traitement des données peut être conclu à la demande du Client professionnel ;
• l’Éditeur demeure responsable de traitement pour les données du Compte du Client, la facturation, la sécurité du Service, le site vitrine et l’assistant IA de support.

Le Client professionnel est tenu d’informer ses Invités (Article XIX des CGV) et de disposer d’une base légale propre pour l’utilisation qu’il fait des données collectées.

Par exception, pour la Capsule temporelle (article 4.13), l’Éditeur est responsable de traitement quelle que soit la qualité du Client : celui-ci n’a pas accès aux Souvenirs concernés et se borne à fixer le délai de restitution.

3.4 Délégué à la protection des données

L’Éditeur n’entre pas dans les cas de désignation obligatoire d’un délégué à la protection des données (article 37 du RGPD). Toute question relative aux données personnelles est adressée au référent interne à l’adresse contact@vocalshoot.com.

Article IV. Données collectées et traitements, par fonctionnalité

4.1 Navigation sur le site vitrine

Adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, pages consultées, date et heure de connexion, cookies et traceurs (Article XIII). Ces données sont collectées automatiquement à des fins de fonctionnement, de sécurité et, le cas échéant, de mesure d’audience.

4.2 Création de Compte et commande

• adresse email, utilisée comme identifiant de connexion (authentification par lien magique, sans mot de passe) ;
• adresse email saisie au moment de commander, qui devient l’identifiant du Compte et est transmise pré-remplie à Stripe Checkout ; elle est conservée avec le Compte même lorsque le paiement n’est pas finalisé ;
• données de l’Événement : nom, date, type, thème graphique, mot de passe de la Galerie ;
• données de facturation et de paiement traitées par Stripe (nom, adresse de facturation, type et quatre derniers chiffres de la carte, historique des transactions). Le Service ne stocke aucun numéro de carte bancaire ;
• pour les comptes d’administration internes : journaux d’authentification et second facteur d’authentification.

4.3 Page Invité : dépôt d’un Souvenir

Un écran d’information et de consentement, affiché avant tout enregistrement, conditionne la participation de l’Invité (Article VII). En scannant le QR code d’un Événement, sans créer de compte, l’Invité peut ensuite transmettre :

• un message vocal, d’une durée limitée (une minute), qui fait l’objet d’un simple transcodage technique comprenant l’ajout d’un effet sonore de type « vieux téléphone », sans reconnaissance vocale ni transcription automatique ;
• un selfie (photographie de son visage) ;
• le cas échéant, une image issue de la transformation de ce selfie par un filtre artistique généré par intelligence artificielle (Article VI). Le selfie d’origine et l’image générée sont tous deux conservés ;
• une vidéo souvenir, assemblée automatiquement par le Service à partir du message vocal et de la photographie (originale ou transformée), mise à disposition au téléchargement.

Sont également enregistrés l’horodatage du dépôt, l’identifiant de l’Événement et des données techniques de transmission (navigateur, adresse IP dans les journaux). L’Invité n’a pas à décliner son identité : il reste anonyme sauf s’il choisit de se nommer dans son message, s’il laisse son adresse email dans les cas prévus aux articles 4.5 et 4.13, ou s’il est reconnaissable par sa voix ou son image.

4.4 Galerie

Les Souvenirs sont restitués dans une Galerie propre à chaque Événement, accessible au Client et protégée par le mot de passe qu’il a défini. L’Invité peut, pour sa part, télécharger son propre Souvenir depuis la page Invité après validation. Le Client peut écouter, lire et télécharger les Souvenirs, individuellement ou, selon la Formule souscrite (Article VI des CGV), globalement. Toute rediffusion ultérieure des Souvenirs par le Client (réseaux sociaux, montage, impression) relève de sa seule responsabilité et du respect des droits des Invités (Article VII).

4.5 Collecte d’adresses email et de consentements auprès des Invités (Formules Prestige et Résidence)

Sur les Événements des Clients ayant souscrit la Formule Prestige ou la Formule Résidence, conformément aux articles 6.4 et XII des CGU, la page Invité peut proposer à l’Invité, de façon facultative et après le dépôt de son Souvenir, de laisser son adresse email, afin de recevoir son Souvenir par email, et d’exprimer deux consentements distincts, par cases à cocher non pré-cochées :

• recevoir des informations commerciales de la part du Client organisateur ;
• autoriser le Client à utiliser son Souvenir à des fins de communication (réseaux sociaux, site, supports internes).

Le Client accède à ces réponses dans son espace, avec la réponse donnée à chaque question, et peut les exporter au format CSV. Il est responsable du traitement de ces données pour ses propres finalités (article 3.3) ; l’Éditeur n’agit que comme sous-traitant technique pour la collecte et la mise à disposition. La date et l’heure de chaque consentement sont conservées à titre de preuve. Chaque communication commerciale adressée par le Client doit comporter un moyen simple de désinscription. L’Invité peut retirer l’un ou l’autre de ces consentements à tout moment, par ce lien de désinscription, auprès du Client, ou en écrivant à contact@vocalshoot.com ; l’Éditeur transmet alors la demande au Client concerné.

Pour ces mêmes Formules, l’email adressé à l’Invité avec son Souvenir peut en outre l’inviter, de façon facultative, à déposer un avis sur la fiche Google de l’établissement ou de l’organisateur, par un lien vers les services de Google. L’avis est rédigé directement sur les services de Google, responsable de traitement de cette opération conformément à sa propre politique de confidentialité ; le Service n’enregistre pas le contenu de l’avis.

La Capsule temporelle (article 4.13) obéit à des règles propres : l’adresse email y est collectée quelle que soit la Formule, aux seules fins de confirmation et de restitution du Souvenir, sans les consentements décrits ci-dessus, et n’est pas transmise au Client.

4.6 Emails transactionnels et communications

Le Service adresse aux Clients les emails nécessaires à l’exécution du contrat : lien de connexion, confirmation de commande et de paiement, rappels avant suppression des Souvenirs (Article IX des CGV), informations relatives à la sécurité du Compte ou à une modification des CGV ou de la présente Politique. Ces envois sont réalisés via les serveurs d’emailing de l’hébergeur OVH.

Sur les Événements des Formules Prestige et Résidence, le Service adresse également, par les mêmes serveurs, un email à l’Invité qui a laissé son adresse, contenant son Souvenir et, le cas échéant, l’invitation à déposer un avis Google (article 4.5).

Aucune newsletter ni prospection commerciale n’est mise en œuvre à ce jour. Si une telle communication était proposée à l’avenir, elle ne serait adressée aux Clients consommateurs qu’avec leur consentement préalable, et aux Clients professionnels sur le fondement de l’intérêt légitime de l’Éditeur, avec dans tous les cas un lien de désinscription dans chaque message.

En Capsule temporelle (article 4.13), l’Éditeur adresse à l’Invité, par les mêmes serveurs, un email de confirmation immédiatement après le dépôt (date d’échéance, rappel de l’adresse de contact pour toute demande de suppression ou de correction), puis, à l’échéance, un email de restitution contenant le lien vers son Souvenir ; en cas d’échec de délivrance, l’envoi est renouvelé pendant trente jours. Le Parrain est informé par email de l’attribution de crédits de parrainage.

4.7 Assistant IA de support (widget conversationnel)

Le site vitrine propose un assistant conversationnel destiné à répondre aux questions sur le Service. Les messages échangés sont enregistrés dans un journal de conversation, transmis au fournisseur du modèle de langage (Anthropic, États-Unis, Articles VIII et IX) pour produire la réponse, puis conservés et analysés à des fins d’amélioration de la qualité du support, notamment sous forme de synthèses périodiques automatisées adressées par email à l’équipe support. Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de l’Éditeur à répondre aux demandes et à améliorer son Service ; les messages sont conservés 12 mois (Article X). L’assistant ne demande aucune donnée sensible et ne traite aucune demande individuelle : il oriente le cas échéant vers le formulaire de contact. Il est recommandé de n’y saisir ni donnée sensible, ni donnée bancaire, ni information relative à un tiers.

4.8 Formulaire de contact

Nom, adresse email et contenu du message fournis volontairement par la personne, utilisés uniquement pour répondre à sa demande.

4.9 Sponsors (Formule Free)

Des sponsors peuvent être affichés dans l’interface des Événements de la Formule Free. Cet affichage est purement graphique : aucune donnée des Clients ou des Invités n’est transmise aux sponsors et aucun traceur publicitaire tiers n’est déposé à cette occasion.

4.10 Traitements appliqués aux Souvenirs, absence de traitement biométrique et de décision automatisée

Le message vocal fait l’objet d’un simple transcodage technique, comprenant l’ajout d’un effet sonore de type « vieux téléphone », sans reconnaissance vocale ni transcription automatique. Le selfie peut faire l’objet d’une transformation visuelle par intelligence artificielle. Le Service ne procède à aucune reconnaissance faciale, ne constitue aucun gabarit biométrique et n’effectue aucun rapprochement entre une voix et un visage. La voix et l’image des Invités ne sont donc pas traitées comme des données biométriques au sens de l’article 4.14 du RGPD. Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement les personnes n’est prise de manière automatisée (article 22 du RGPD).

4.11 Données sensibles

Le Service ne sollicite aucune donnée relevant de l’article 9 du RGPD (origine, opinions, convictions religieuses, santé, orientation sexuelle, etc.). Un message vocal déposé lors d’une cérémonie religieuse ou d’une fête familiale peut toutefois en révéler spontanément. Ces informations ne font l’objet d’aucune analyse, indexation ni exploitation par l’Éditeur ; les Invités sont invités à ne pas divulguer de telles données dans leur Souvenir.

4.12 Programme de parrainage

Chaque Compte dispose d’un code et d’un lien de parrainage personnels (article 4.5 des CGV). Lorsqu’un Filleul crée un Compte au moyen de ce lien ou de ce code, l’Éditeur enregistre le rattachement du Compte du Filleul à celui du Parrain.

Données traitées : code de parrainage du Parrain ; identifiant du Compte du Filleul et date de sa création ; date et statut du premier paiement du Filleul ; crédits attribués au Parrain ; données techniques de connexion utilisées lors de la création du Compte du Filleul, à des fins de prévention de la fraude.

Finalités : attribution des crédits de parrainage ; prévention de l’auto-parrainage, des Comptes multiples et des paiements fictifs ; gestion des contestations.

Bases légales : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) pour l’attribution des crédits ; intérêt légitime de l’Éditeur (article 6.1.f) pour la prévention de la fraude.

Destinataires : l’Éditeur seul. Le Parrain n’a accès qu’au nombre de parrainages validés et aux crédits obtenus ; l’identité, l’adresse email et les Événements du Filleul ne lui sont pas communiqués. Aucun email n’est adressé par l’Éditeur à un tiers pour le compte d’un Parrain : le partage du lien relève du seul Parrain, par ses propres moyens.

Certains Clients bénéficient, sur invitation et par contrat distinct, d’un statut d’Ambassadeur. Pour ces Comptes, le rattachement d’un Filleul sert au calcul d’une commission prévue par ce contrat et non à l’attribution de crédits ; les données traitées, les destinataires et les durées sont les mêmes qu’au présent article. Le traitement des données propres aux Ambassadeurs est décrit à l’article 4.14.

Durée : voir Article X.

4.13 Capsule temporelle

Le Client peut activer, à la création d’un Événement, la Capsule temporelle (article 8.4 des CGV) : les Souvenirs déposés par les Invités ne sont pas mis à disposition dans la Galerie mais conservés par l’Éditeur, puis restitués à chaque Invité, par email, à une date d’échéance fixée par le délai choisi par le Client (dix ans au plus), non modifiable après la création de l’Événement.

Données traitées : le Souvenir (message vocal, selfie, image générée le cas échéant, vidéo assemblée) ; l’adresse email de l’Invité, obligatoire dans ce mode ; la date d’échéance ; l’accord de l’Invité, horodaté ; le journal des envois de confirmation et de restitution.

Finalités : conservation du Souvenir jusqu’à l’échéance ; envoi de la confirmation de dépôt ; restitution du Souvenir à l’Invité à l’échéance ; traitement des demandes de suppression anticipée ou de correction d’adresse.

Base légale : consentement spécifique de l’Invité (article 6.1.a du RGPD), recueilli par une case dédiée sur la Page Invité après information sur le dispositif, la date d’échéance, le caractère obligatoire de l’email et sa finalité unique. Ce consentement peut être retiré à tout moment avant l’échéance en écrivant à contact@vocalshoot.com ; le retrait entraîne la suppression du Souvenir et de l’adresse email.

Responsable de traitement : l’Éditeur, quelle que soit la qualité du Client (article 3.3), celui-ci n’ayant pas accès aux Souvenirs en Capsule temporelle.

Destinataires : l’Invité, seul destinataire de son propre Souvenir ; l’Éditeur et ses sous-traitants d’hébergement et d’envoi d’emails (Article VIII). Le Client n’a accès ni aux Souvenirs, ni aux adresses email collectées dans ce cadre ; ces adresses ne figurent pas dans les exports prévus à l’article 4.5.

Engagement de restitution : la restitution est maintenue en cas d’expiration de la Formule, de résiliation, de suppression du Compte du Client ou de suppression de l’Événement. En cas de cessation définitive du Service avant l’échéance, les Souvenirs sont restitués par anticipation, après information des Invités.

Durées : voir Article X. Mineurs : voir Article XIV.

4.14 Programme Ambassadeur et déclarations d’apport

L’Éditeur confie à quelques Clients choisis, sur invitation, une mission d’apport d’affaires régie par un contrat individuel (« Ambassadeurs »).

Données des Ambassadeurs : identité ou dénomination, statut juridique, numéro SIREN et régime de TVA, coordonnées, coordonnées bancaires, code Ambassadeur, relevés de commissions et factures, justificatifs remis (extrait d’immatriculation, attestation de vigilance). Finalités : exécution du contrat d’apport d’affaires (activation du statut, rattachement des Filleuls, calcul et paiement des commissions) et respect des obligations comptables et fiscales de l’Éditeur. Bases légales : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et obligation légale (article 6.1.c). Destinataires : l’Éditeur, son expert-comptable et, le cas échéant, l’administration. Les relevés adressés à l’Ambassadeur ne comportent que des identifiants pseudonymisés des Filleuls et des montants.

Déclarations d’apport : pour les projets relevant de la Formule Signature, l’Ambassadeur communique à l’Éditeur, avant toute mise en relation, la dénomination du prospect, le nom et la fonction de l’interlocuteur, son adresse email professionnelle et une description du projet, recueillis par l’Ambassadeur auprès de l’intéressé. Finalités : rattachement du prospect à l’Ambassadeur et prise de contact commerciale par l’Éditeur. Base légale : intérêt légitime de l’Éditeur (article 6.1.f), s’agissant d’une prospection entre professionnels. L’interlocuteur est informé de l’origine de ses données lors du premier contact de l’Éditeur et peut s’y opposer à tout moment (Article XII). Ces données ne sont pas transmises à d’autres Ambassadeurs.

Durées : voir Article X.

Article V. Finalités et bases légales

Article VI. Intelligence artificielle et transparence

6.1 Filtre artistique appliqué au selfie

Sur demande de l’Invité, le selfie peut être transformé par un modèle d’intelligence artificielle générative édité par Google et opéré via une plateforme d’inférence spécialisée (Article VIII). Le traitement se limite à une transformation visuelle de l’image (style, ambiance, filtre artistique) et n’implique aucune analyse ni reconnaissance de la personne. L’image générée est un contenu synthétique qui peut différer de l’apparence réelle de l’Invité.

6.2 Information sur les contenus générés par IA

Conformément à l’article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, l’Invité est informé, au moment où il choisit le filtre, que l’image obtenue est générée par intelligence artificielle. L’Invité peut à tout moment renoncer au filtre et transmettre son selfie sans transformation.

6.3 Usage des données par les fournisseurs d’IA

Les images transmises pour transformation le sont uniquement pour produire l’image demandée. L’Éditeur veille, dans ses relations contractuelles avec ces prestataires, à ce que ces images ne soient utilisées ni par la plateforme d’inférence, ni par l’éditeur du modèle (Google), pour entraîner ou améliorer leurs modèles, et à ce qu’elles ne soient pas conservées au-delà du temps nécessaire au traitement. Les échanges avec l’assistant IA de support sont transmis à Anthropic dans le cadre de ses conditions commerciales d’utilisation de l’API, qui excluent par défaut l’utilisation des données pour l’entraînement des modèles.

Article VII. Droit à l’image et droit à la voix

Indépendamment du RGPD, la voix et l’image d’une personne sont protégées par l’article 9 du Code civil. En déposant un Souvenir, l’Invité accepte expressément, par la validation de l’envoi précédée d’une mention explicite, que sa voix et son image soient enregistrées, hébergées, le cas échéant transformées par IA, assemblées en vidéo, affichées dans la Galerie de l’Événement et téléchargeables par le Client, pendant la durée prévue à l’Article X.

Cette acceptation est recueillie par l’écran d’information et de consentement affiché sur la page Invité avant tout enregistrement, qui conditionne la participation et renvoie au texte complet des Conditions Générales d’Utilisation (CGU) et de la présente Politique. Formulation de référence de cette acceptation : « En envoyant mon souvenir, j’accepte que ma voix et ma photo soient conservées et affichées dans la galerie de cet événement, et puissent être téléchargées par son organisateur. Je peux en demander la suppression à tout moment à contact@vocalshoot.com. »

Cette acceptation n’emporte aucune cession de droits au profit de l’Éditeur au-delà de la licence strictement nécessaire à la fourniture du Service (Article XVI des CGV). Elle peut être retirée à tout moment par une demande d’effacement (Article XII), sans effet rétroactif sur les traitements déjà effectués.

Le Client s’engage à informer ses Invités de cette collecte avant l’Événement ou par un affichage visible à proximité du QR code (Article XIX des CGV), et à ne contraindre personne à participer.

Article VIII. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles, dans la limite de leurs missions, aux personnes habilitées de l’Éditeur, ainsi qu’aux prestataires suivants, sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD, liés par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité :

Google intervient à deux titres distincts, avec deux finalités et deux bases légales différentes : fournisseur du modèle de génération d’image (exécution du service demandé par l’Invité) et outil de mesure d’audience (consentement).

Stripe agit en qualité de responsable de traitement autonome pour les données bancaires, conformément à sa propre politique de confidentialité. Google est responsable de traitement autonome pour les avis déposés sur ses services.

Les Souvenirs d’un Événement sont communiqués au Client de cet Événement, destinataire de la Galerie. Pour les Clients professionnels, l’Éditeur ne communique les données qu’au Client concerné.

En dehors de ces cas, les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire lorsque la loi l’exige, ou dans le cadre d’une opération de restructuration de l’Éditeur (cession d’activité, apport du Service à une structure dédiée), auquel cas les personnes concernées en sont informées et la présente Politique continue de s’appliquer.

La liste nominative et à jour des sous-traitants est communiquée sur demande à contact@vocalshoot.com, et systématiquement aux Clients professionnels, qui sont informés de tout changement de sous-traitant.

Article IX. Transferts de données hors Union européenne

Certains prestataires (plateforme d’inférence, Anthropic, Stripe, Google, ainsi que le réseau de diffusion CloudFront d’Amazon Web Services) sont susceptibles de traiter des données aux États-Unis ; l’hébergeur de la base de données est une société établie à Singapour, dont l’infrastructure cloud utilisée par le Service est située dans l’Union européenne ; CookieYes traite les données de consentement au Royaume-Uni, pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Ces transferts sont encadrés, conformément aux articles 44 à 46 du RGPD :

• par la décision d’adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les prestataires qui y sont certifiés ;
• à défaut, par les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant de mesures supplémentaires (chiffrement en transit et au repos, minimisation des données transmises).

Les fichiers des Souvenirs sont stockés en France (région AWS Paris). L’Éditeur privilégie, lorsque le prestataire le permet, un hébergement des données dans l’Union européenne. Les garanties applicables à chaque prestataire peuvent être obtenues sur demande à contact@vocalshoot.com.

Article X. Durées de conservation

Le Service étant en phase de bêta test, les durées de conservation des Souvenirs propres à chaque Formule ne sont pas encore définitivement arrêtées (Article IX des CGV). Elles seront précisées sur le site vocalshoot.com et communiquées au Client avant toute application. Dans l’intervalle, aucune suppression automatisée n’est en service et aucun Souvenir n’est supprimé sans que le Client en ait été informé par email au moins trente jours à l’avance, puis par un rappel à l’approche de l’échéance, afin de lui laisser le temps de télécharger ses Souvenirs.

Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, sauf obligation légale de conservation plus longue ou nécessité de constater, exercer ou défendre un droit en justice (archivage intermédiaire à accès restreint).

Article XI. Sécurité

11.1 Mesures techniques et organisationnelles

• chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) et des données au repos chez les hébergeurs ;
• authentification par lien magique à usage unique et à durée limitée ; second facteur d’authentification obligatoire pour les comptes d’administration, avec vérification côté serveur ;
• cloisonnement des accès en base de données (règles de sécurité au niveau des lignes), clés d’API dédiées par fonction et jamais exposées côté client ;
• contrôle des types de fichiers acceptés, limitation de débit contre les usages abusifs, échappement systématique des contenus affichés, comparaisons à temps constant pour les vérifications sensibles ;
• accès aux fonctions d’administration limité aux personnes habilitées selon le principe du moindre privilège ;
• audits de sécurité réguliers du code et de l’infrastructure (dernier audit indépendant : septembre 2026) avec suivi des correctifs ;
• Galerie protégée par mot de passe ; fichiers des Souvenirs accessibles uniquement par des adresses non indexées et non prévisibles.

Les Souvenirs en Capsule temporelle sont chiffrés au repos pendant toute la durée de conservation et la tâche de restitution à l’échéance fait l’objet d’une supervision.

11.2 Violation de données

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, l’Éditeur notifie la CNIL dans les 72 heures (article 33 du RGPD) et informe les personnes concernées lorsque le risque est élevé (article 34). Lorsqu’il agit en qualité de sous-traitant, il informe le Client responsable de traitement dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance.

11.3 Responsabilité du Client

Le Client protège l’accès à sa boîte email, par laquelle transite l’authentification à son Compte, ainsi que le mot de passe de sa Galerie. L’Éditeur ne saurait être tenu responsable d’un accès résultant de la divulgation de ces éléments par le Client.

Article XII. Droits des personnes concernées

12.1 Droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, toute personne dispose des droits suivants :

• droit d’accès : obtenir la confirmation que ses données sont traitées et en obtenir une copie ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, notamment de son message vocal, de son selfie, de l’image générée par IA ou de la vidéo souvenir ;
• droit à la limitation du traitement dans les cas prévus par l’article 18 ;
• droit à la portabilité des données fournies, dans un format structuré et lisible par machine ;
• droit d’opposition, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• droit d’opposition à la prospection commerciale, à tout moment et sans motif (article 21.2) ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

12.2 Cas particulier des Invités

Un Invité, qui n’a pas de Compte, peut exercer ses droits auprès de l’Éditeur à contact@vocalshoot.com en indiquant l’Événement concerné (nom, date ou lien de la Galerie) et, si possible, l’heure approximative de son dépôt, afin de permettre l’identification de son Souvenir. Il peut également s’adresser au Client organisateur. Lorsque le Client est un professionnel responsable de traitement, l’Éditeur lui transmet la demande et l’assiste dans sa réponse.

Pour un Souvenir en Capsule temporelle, l’Invité peut demander sa suppression à tout moment avant l’échéance, ainsi que la correction de l’adresse email renseignée, en écrivant à contact@vocalshoot.com ; l’Éditeur y procède après vérification. L’interlocuteur d’un prospect déclaré par un Ambassadeur est informé de l’origine de ses données lors du premier contact de l’Éditeur et peut s’opposer à tout moment à leur traitement à la même adresse.

12.3 Modalités d’exercice

Par email à contact@vocalshoot.com ou par courrier à Medialab Factory, 7 chemin du Génie, 69200 Vénissieux, France. Un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable. L’Éditeur répond dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses, la personne étant alors informée de cette prolongation. L’exercice des droits est gratuit, sauf demandes manifestement infondées ou excessives.

12.4 Réclamation

En cas de désaccord persistant, toute personne peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Article XIII. Cookies, traceurs et stockage local

Conformément à l’article 82 de la Loi Informatique et Libertés et aux lignes directrices de la CNIL, toute opération de lecture ou d’écriture d’informations dans le terminal de l’utilisateur (cookies, mais aussi stockage local du navigateur) est soumise au consentement préalable, sauf lorsqu’elle est strictement nécessaire à la fourniture du service demandé ou à la mémorisation d’un choix de l’utilisateur. L’inventaire ci-dessous résulte d’une vérification effectuée dans le code de l’application et du site vitrine en septembre 2026.

13.1 Application Vocal Shoot (espace Client, page Invité, Galerie)

L’application ne dépose aucun cookie et n’intègre aucun outil de mesure d’audience. Elle utilise uniquement le stockage local du navigateur, pour des finalités strictement nécessaires, exemptées de consentement :

Aucune de ces entrées ne permet de suivre un visiteur d’un site à l’autre ni d’un Événement à l’autre ; chacune reste propre à l’appareil et, pour la plupart, à un seul Événement.

13.2 Site vitrine vocalshoot.com : traceurs strictement nécessaires

• cookie de mémorisation des choix de consentement, déposé par l’outil de gestion des cookies (CookieYes), durée 12 mois ;
• cookie de préférence de langue de l’extension Polylang, qui ne mémorise que la langue choisie, durée 1 an ;
• traceurs techniques de sécurité de l’hébergeur.

Le thème et les extensions développés pour Vocal Shoot ne déposent aucun cookie propre.

13.3 Site vitrine : traceurs soumis à consentement

Le site vitrine utilise Google Analytics 4 et Google Tag Manager, déployés via Google Site Kit, à des fins de mesure d’audience. Ces outils déposent des cookies de mesure d’audience, conservés au maximum 13 mois, qui permettent de distinguer les visiteurs et d’établir des statistiques de fréquentation. Les données correspondantes sont transmises à Google (Articles VIII et IX).

Ces traceurs ne sont déposés qu’après consentement, recueilli par le bandeau CookieYes présenté à la première visite, qui propose les choix « Accepter » et « Refuser » avec le même degré de simplicité ainsi qu’une personnalisation par catégorie. Aucune balise de mesure d’audience n’est chargée avant le choix de l’utilisateur. Le refus n’empêche pas l’accès au site. Le consentement peut être modifié ou retiré à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en pied de page.

Les modules Search Console et PageSpeed Insights de Google Site Kit sont des outils d’administration du site et ne déposent aucun traceur chez les visiteurs.

13.4 Paiement

Le paiement s’effectue sur une page hébergée par Stripe (stripe.com), vers laquelle le Client est redirigé depuis le Service. Aucun script Stripe n’est chargé sur vocalshoot.com et aucun cookie Stripe n’y est déposé. Les cookies éventuellement déposés par Stripe sur son propre domaine relèvent de sa politique de confidentialité et de cookies.

13.5 Boutons de partage vers les réseaux sociaux

Les boutons de partage, lorsqu’ils sont présents, n’établissent de connexion avec le réseau social concerné qu’au clic de l’utilisateur.

13.6 Polices de caractères

Les polices utilisées par le site (DM Serif Display, Manrope) sont chargées depuis le service Google Fonts, ce qui implique la transmission de l’adresse IP du visiteur aux serveurs de Google lors de l’affichage des pages. L’Éditeur prévoit d’héberger ces polices sur ses propres serveurs afin de supprimer cet appel.

13.7 Durée de validité du consentement

Le consentement aux traceurs non essentiels est conservé 12 mois, à l’issue desquels il est à nouveau sollicité. Une preuve du consentement (horodatage, choix exprimés, identifiant anonymisé) est conservée par l’outil de gestion des cookies pendant la même durée.

Article XIV. Protection des mineurs

La création d’un Compte est réservée aux personnes majeures. La page Invité, accessible par simple scan d’un QR code, peut être utilisée par des mineurs présents à l’événement, sous la responsabilité du Client et de leurs représentants légaux présents sur place.

Conformément à l’article 45 de la Loi Informatique et Libertés, le traitement des données d’un mineur de moins de 15 ans fondé sur le consentement requiert l’accord conjoint du mineur et d’un titulaire de l’autorité parentale. Le Client d’un Événement susceptible d’accueillir des mineurs de moins de 15 ans s’assure que cette condition est respectée avant de mettre le QR code à leur disposition, notamment pour le filtre artistique par IA.

Toute personne constatant qu’un Souvenir impliquant un mineur a été déposé sans les autorisations requises peut en demander la suppression immédiate à contact@vocalshoot.com.

Ces règles s’appliquent au dépôt d’un Souvenir en Capsule temporelle, quelle que soit la date de restitution : l’accord recueilli au moment du dépôt, y compris l’accord conjoint pour un mineur de moins de quinze ans, demeure valable jusqu’à l’échéance.

Article XV. Hébergement, langue et documents associés

• Hébergeur du site vitrine : OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France.
• Hébergement de l’application et des Souvenirs : prestataires désignés à l’Article VIII (base de données et authentification chez un prestataire cloud spécialisé, infrastructure située dans l’Union européenne, fichiers des Souvenirs chez Amazon Web Services en région Paris).
• La présente Politique, les CGV et les CGU sont rédigées en français ; le site étant proposé en plusieurs langues, seule la version française fait foi.
• Documents associés : CGV (vocalshoot.com/cgv), CGU (vocalshoot.com/cgu), présente Politique (vocalshoot.com/politique-de-confidentialite), mentions légales (vocalshoot.com/mentions-legales).

Article XVI. Modification de la Politique

La présente Politique peut être modifiée à tout moment, notamment pour refléter une évolution des fonctionnalités du Service, de la réglementation ou des sous-traitants. La version en vigueur et sa date de mise à jour sont publiées sur vocalshoot.com/politique-de-confidentialite. En cas de modification substantielle, les Clients disposant d’un Compte en sont informés par email ou par une notification dans le Service au moins quinze jours avant son entrée en vigueur.

Article XVII. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique ou pour exercer ses droits : Medialab Factory, contact@vocalshoot.com, 7 chemin du Génie, 69200 Vénissieux, France.